Wat behoort er allemaal tot uw administratie?

Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt, op papier of in elektronische vorm, behoren tot uw administratie.

Voorbeelden hiervan zijn:
-kasadministratie en kassabonnen
-financiële aantekeningen, zoals inkoop- en verkoopboek
-ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
-bank- en giroafschriften
-contracten, overeenkomsten en andere afspraken
-agenda’s en afsprakenboeken
-correspondentie met Uw afnemers en leveranciers
-software en databestanden

Het is belangrijk, om te beginnen voor U zelf, maar ook voor degene die Uw administratie verzorgt en voor instellingen zoals de belastingdienst en de bedrijfsvereniging om een goed en overzichtelijk inzicht te hebben in de administratie.

Voor de ondernemer geeft de administratie weer hoe zijn bedrijf ervoor staat; of er winst of verlies gemaakt wordt, of de verkoopprijzen bijgesteld dienen te worden of de inkoopprijzen te hoog zijn, of er ruimte is om personeel aan te nemen en ga zo maar door.
Het bewaren van alle gegevens zoals hierboven genoemd in een doos of lade is natuurlijk geen goede vorm van administratie. Wellicht zult U glimlachen bij het lezen hiervan, echter in onze praktijk komen wij dit nog steeds regelmatig tegen.

Hoewel voor ieder bedrijf een specifieke opzet van de administratie geldt, geven we hieronder een algemene manier aan hoe een administratie kan worden opgezet:
Het meest overzichtelijke is om al Uw "papieren" geordend op datum op te bergen in verschillende ordners.

Hieronder geven wij aan welke ordners U kunt aanleggen per onderdeel en wat er in thuishoort:
KASADMINISTRATIE: In deze ordner bergt U alle facturen, kassabonnen, kwitanties etc op van elke betaling en elke ontvangst die contant gebeurt. (betalingen die U doet met Uw pinpas horen hier NIET in thuis, deze horen bij de ordner bank) Het opbergen dient te gebeuren op datum volgorde en aan het eind van iedere maand dient een kopie van Uw kasboek hieraan toegevoegd te worden.
BANKADMINISTRATIE:In deze ordner bergt U de ontvangen bankafschriften op, uiteraard op datum volgorde, met daarbij de factuur die U betaald heeft, de kassabon van Uw betaling per pinpas, een kopie van een factuur waarop U een betaling van Uw klant heeft ontvangen en voorts zo verder dat voor iedere mutatie die op Uw bankrekening heeft plaatsgevonden een bijlage bij het bankafschrift komt.
VERKOOPADMINISTRATIE: In deze ordner komen kopieën van Uw facturen op nummer volgorde

INKOOPADMINISTRATIE: In deze ordner bergt U gesorteerd op leverancier en vervolgens op datum de door U gedane bestellingen op en daarbij gevoegd telkens de afleveringsbonnen, vrachtbrief,brieven over manco's of foutieve leveringen en andere correspondentie op. Hierdoor kunt U snel terugzoeken wat er met een levering was en of de ontvangen factuur klopt met datgene wat U besteld heeft en geleverd heeft gekregen.

CONTRACTEN EN OVEREENKOMSTEN Het is verstandig om een afzonderlijke ordner aan te leggen en hierin per leverancier of ander bedrijf de overeenkomsten of andere afspraken en contracten op te bergen. Dit vergemakkelijkt het opzoeken van zaken aanzienlijk. Het opbergen van deze stukken tussen Uw facturen of kasadministratie levert U veel zoekwerk op als U naar een hele tijd moet nakijken wat ook al weer afspraken waren die U gemaakt had.

OFFERTES: Komt het regelmatig voor dat U aan Uw afnemers eerst een offerte aanbiedt vooraleer U een werkelijke opdracht krijgt, berg deze dan in een afzonderlijke ordner op, zodat U bij navraag door een aspirant cliënt snel de offerte kunt terugvinden. Berg bij de offerte altijd Uw kladaantekeningen en berekeningen op, zodat U snel inzicht heeft hoe U tot de berekening van Uw offerte bent gekomen.

PERSONEEL: Indien U personeel in dienst heeft leg dan een ordner aan waarin U de basisgegevens van Uw personeelsleden bij elkaar heeft. Als basis dienen hierin altijd aanwezig te zijn:
-Sollicitatieformulier
-Arbeidsovereenkomst
-Loonbelasting verklaring
-Kopie aanmelding bedrijfsvereniging
-Kopie aanmelding ziekenfonds
-Kopie paspoort/identiteitskaart en zo nodig verblijfsvergunning
-Kopie aanmelding Arbo-dienst
Verder kunnen hier ook nadere afspraken bijgevoegd worden en verslagen van beoordeling of functioneringsgesprekken.

VAKANTIE/VERZUIM ADMINISTRATIE Heeft U personeel in dienst leg dan per personeelslid een kaart aan waarop U bijhoudt op welke dagen het betreffende personeelslid verlofdagen, ADV dagen etc opneemt en ook op welke dagen het personeelslid door ziekte niet aanwezig is geweest. Allereerst is dit noodzakelijk om een juiste salarisstrook te kunnen maken maar het geeft ook voor U zelf een duidelijk beeld over het verzuim van Uw personeelsleden.

UREN REGISTRATIE: Werkt Uzelf of Uw personeelsleden bij Uw afnemers ter plekke, hou dan ook een urenregistratie bij. Hierdoor krijgt U een goed inzicht hoelang U of Uw personeelsleden met een opdracht zijn bezig geweest en of dit in overeenstemming is met de tijd die U ervoor had ingeschat vooraf. Blijkt in de praktijk dat deze tijden nogal afwijken van Uw calculatie vooraf, dan is het verstandig om voor de toekomst Uw calculaties hierop aan te passen.

AGENDA: Ook al werkt U niet op vooraf geplande uren, dan nog is het heel verstandig om een agenda bij te houden op welke tijdstippen U waar geweest bent en waarvoor. Van de ene kant vergemakkelijkt dat het nazoeken voor Uzelf, maar ook bij controle van gereden km met Uw auto en de tijd die U spendeert voor Uw bedrijf is een agenda een heel belangrijk document